Mô tả trình tự vận hành của hệ thống

  • Tài liệu bổ sung vào thư viện sẽ được phân loại và dán nhãn,chính là các chip RFID, sau đó đưa tới trạm lập trình (1). Tại trạm lập trình (1) chip RFID sẽ được nạp các thông tin cần thiết.Chíp gắn trên tài liệu sau khi nạp thông tin sẽ luôn ở trạng thái đã được kích hoạt (activated). Tài liệu sau đó được chuyển tới kho sách (2) để bạn đọc có thể chọn mượn.
  • Bạn đọc có thể đăng ký mượn tài liệu bằng 2 cách:

+  Mượn tài liệu tại trạm lưu thông (3): Tại đây thủ thư sẽ kiểm tra thông tin tài liệu trong chip RFID gắn trên tài liệu. Trạm sẽ tự động nhận dạng tài liệu theo các thông tin đã được lập trình trên chip RFID và xác nhận cho mượn (check-out). Đồng thời chip RFID gắn trên tài liệu sẽ được bỏ kích hoạt (de-activated) tính năng chống trộm (EAS) và bạn đọc có thể mang tài liệu ra khỏi thư viện.

+  Mượn tài liệu tại các trạm tự mượn/trả (5)vị trí thường đặt ở đầu các khu vực giá sách: Bạn đọc cần có thẻ ID (thẻ thư viện) (bao gồm thông tin họ tên, khoa, lớp…) để đăng ký mượn. Trạm sẽ tự động kiểm tra thông tin các tài liệu trên chip RFID và xác nhận cho mượn (check-out) với thông tin trên thẻ ID, đồng thời bỏ kích hoạt (de-activated) tính năng chống trộm. Sau khi hoàn thành bạn đọc sẽ nhận được một biên lai ghi thông tin về việc mượn tài liệu và có thể mang tài liệu ra khỏi thư viện.

  • Sau khi đã làm đầy đủ thủ tục mượn tài liệu, bạn đọc sẽ mang ra ngoài theo cổng an ninh (4). Nếu đăng ký đúng thủ tục nghĩa là chip RFID trên tài liệu đã được bỏ kích hoạt tính năng an ninh và cổng sẽ không báo động. Ngược lại, nếu chưa đúng thủ tục hoặc bạn đọc cố ý lấy trộm tài liệu, cổng an ninh sẽ báo động bằng còi và đèn hiệu.
  • Khi bạn đọc tới trả tài liệu, tài liệu trả sẽ được kích hoạt tính năng chống trộm và đưa vào xếp giá. Để trả tài liệubạn đọc có thể chọn một trong những cách sau:

+  Trả tài liệu tại trạm lưu thông (3): Thủ thư sẽ nhận lại tài liệu sau đó kiểm tra thông tin tài liệu trên trạm lưu thông. Sau khi trạm lưu thông nhận dạng đúng tài liệu của thư viện nó sẽ tự động thêm tài liệu vào danh sách tài liệu sẵn sàng cho mượn của thư viện (check-in) đồng thời kích hoạt tính năng chống trộm. Tài liệu sẽ được đưa vào xếp giá sau đó.

+  Trả tài liệu tại các trạm tự mượn/trả (self-service station) (5): Trạm sẽ tự động kiểm tra thông tin các tài liệu trên chip RFID và tìm trong CSDL của thư viện. Sau khi trạm nhận dạng đúng tài liệu nó sẽ xác nhận đã nhận lại tài liệu (check-in), ghi nhận vào CSDL vàtự động thêm tài liệu vào danh sách tài liệu có sẵn cho mượn của thư viện, đồng thời kích hoạt tính năng chống trộm. Bạn đọc sẽ nhận được một biên lai ghi thông tin về việc trả tài liệu và đặt lại tài liệu vào nơi quy định.

+  Trả tài liệu tại giá trả sách thông minh hoặc các Hệ thống trả sách 24h và phân loại tự động(6): Khi bạn đọc trả tài liệu tại đây, các thiết bị sẽ kiểm tra thông tin tài liệu. Sau khi nhận dạng đúng tài liệu, thông tin người mượn thì thiết bị sẽ nhận lại tài liệu (check-in)đồng thời kích hoạt tính năng chống trộm và thêm tài liệu vào danh sách tài liệu sẵn sàng cho mượn của thư viện. Tài liệu sẽ được tự động phân loại theo các thùng và chờthủ thư đưa vào xếp giá.

  • Tại kho (2) nhân viên thư viện sẽ sử dụng thiết bị kiểm kê cầm tay để kiểm kê, tìm kiếm và sắp xếp lại vị trí các tài liệu. Chỉ đơn giản là quét thiết bị tại tất cả các giá sách và xem thông tin hiển thị trên màn hình.  Thiết bị có thể được kết nối tới cơ sở dữ liệu của thư viện thông qua phần mềm, từ đó có thể kiểm soát được số lượng, phát hiện các tài liệu bị mất. Ngoài ra thiết bị kiểm kê còn cho phép tìm kiếm hay phát hiện các tài liệu nằm sai vị trí xếp giá,qua đó thủ thư có thể dựa vào đó để sắp xếp lại các tài liệu đặt sai vị trí.

Trạm tự mượn/trả tài liệu cung cấp cho thư viện một trải nghiệm mới về mô hình tự phục vụ. Nó nhận dạng tài liệu qua một đầu đọc RFID và kiểm tra thông tin cũng như tình trạng của tài liệu (mượn/trả). Bạn đọc có thể tự mượn hoặc trả tài liệu thông qua một màn hình cảm ứng với các thao tác đơn giản mà không cần sự trợ giúp của thủ thư.

Cổng an ninh hoạt động với tính năng nhận dạng bằng sóng vô tuyến (Radio Frequency Identification). Các tài liệu có dán một nhãn RFID đã được kích hoạt (activate) tính năng chống trộm sẽ phát ra âm báo và đèn hiệu nếu một người mượn hay một khách mang tài liệu đi giữa các anten. Chức năng chống trộm chỉ được vô hiệu hóa (de-activate) khi tài liệu được mượn tại quầy thủ thư hoặc tại các trạm tự phục vụ có chức năng đăng ký mượn tài liệu và tắt chức năng này thì tài liệu mới không gây ra báo động.