Zoom Room

Chắc hẳn bạn đã nghe nhiều đến khái niệm Zoom Meeting hay còn gọi là Zoom Cloud Meeting-phần mềm hội nghị trực tuyến phổ biến nhất hiện nay. Nhằm nâng cao trải nghiệm hội nghị dành cho người Zoom, các nhà phát triển phần mềm gần đây đã cho ra mắt bộ giải pháp Zoom Room tích hợp phần mềm hỗ trợ tổ chức hội nghị truyền hình nhanh chóng hiệu quả. Vậy Zoom Room là gì? Zoom Room có những tính năng gì nổi bật và cao cấp hơn Zoom Meeting. Cùng tìm hiểu xem “Zoom Room qua bài viết dưới đây nhé.

  1. Nội dung bài viết

    Zoom Room là gì?

Zoom Rooms là hệ thống phòng dựa trên phần mềm mang đến trải nghiệm hợp nhất của hội nghị âm thanh, chia sẻ màn hình không dây và hội nghị video. Zoom Rooms có thể được dùng cho người dự thính trong cùng phòng hoặc người dự thính từ xa tham gia từ phòng khác từ máy tính để bàn hoặc thiết bị di động.

Mỗi phòng yêu cầu tối thiểu một máy tính macOS hoặc Windows chạy phần mềm Zoom Rooms và một máy tính bảng iPad, Android hoặc Windows 10 chạy ứng dụng Zoom Rooms. Các thiết bị bổ sung có thể bao gồm màn hình TV, loa, camera, micrô và một iPad chạy Màn hình lên lịch Zoom Rooms. Người dùng có thể đăng ký thiết bị trong Quản lý thiết bị Zoom để quản lý từ xa bổ sung từ Zoom Web Portal.

Bài viết này đề cập đến:

I. Điều kiện tiên quyết để thiết lập Zoom Rooms

  • Giấy phép Zoom Rooms
  • Vai trò có quyền truy cập Zoom Rooms trên web portal

II. Cấp giấy phép

Để triển khai Zoom Room hoàn thiện, tài khoản của bạn cần có giấy phép Zoom Room hoặc gói dùng thử Zoom Rooms miễn phí trong 30 ngày.Bạn có thể mua giấy phép Zoom Rooms tại Zoom Rooms hoặc bằng cách Liên hệ với bộ phận kinh doanh.

Để thử nghiệm phần mềm, bạn có thể triển khai thiết lập Zoom Room thử nghiệm cho phép bạn bắt đầu cuộc họp thử nghiệm hoặc tham gia cuộc họp giới hạn các tính năng mà không cần mua giấy phép Zoom Rooms.

III. Cách chuẩn bị thiết lập Zoom Room

  1. Thiết kế căn phòng của bạn để có cách sắp xếp bàn ghế phù hợp với nhu cầu nhất:
  2. Xem xét Quản lý thiết bị Zoom có phù hợp với tổ chức của bạn hay không.
  3. Sử dụng phần cứng có các yêu cầu hệ thống cần thiết.
  4. Chuẩn bị mạng Có dây, Không dây của bạn và cấu hình tường lửa:
    • Đảm bảo mạng phụ Không dây có thể kết nối với mạng phụ Có dây, nếu không kết nối được, hãy sử dụng bộ chuyển đổi ethernet iPad.
    • Cấu hình tường lửa máy tính để bàn của bạn cho Airplay nếu cần.
  5. Thêm hoặc xác định người dùng trên cổng Zoom Rooms làm người quản lý Zoom Rooms. Những người dùng này phải có quyền trong Zoom Rooms.
  6. Thêm một Zoom Rooms từ Web Portal hoặc Trình điều khiển Zoom Rooms. Bạn cũng có thể thử nghiệm thiết lập Zoom Room từ xa bằng cách sử dụng trình điều khiển dựa trên web.
  7. Thêm lịch Google hoặc Microsoft để tích hợp vào Zoom Rooms:
  8. Chuẩn bị thẻ Tài khoản phòng với thông tin đăng nhập lưu trong thư mục được bảo mật.
  9. Kiểm tra xem phòng của bạn đã sẵn sàng về nội thất, điện, mạng, và hệ thống ống nối dây cáp chưa.

IV. Cách thiết lập Zoom Rooms

Thiết lập phần cứng của bạn trong phòng hội nghị

  • Gắn TV, camera, PC/Mac lên tường.
  • Kết nối truyền hình cáp, camera, thành phần âm thanh, và mạng.
  • Bật PC/Mac và trình điều khiển, kết nối với mạng.
  • Nâng cấp firmware TV, camera, và các thành phần âm thanh (nếu cần).

Thiết lập hệ điều hành (OS) của bạn

  1. Cấu hình Windows hoặc macOS của bạn cho chế độ ki-ốt.
  2. Cấu hình chế độ ki-ốt của trình điều khiển.

Thiết lập phần mềm Zoom Rooms

Xác nhận và hoàn tất thiết lập

V. Cách sử dụng trình điều khiển Zoom Rooms

Sau khi thiết lập, sử dụng các nút trên bảng phía bên trái trong giao diện người dùng của trình điều khiển. Một số tính năng có thể không được cung cấp trên tất cả các nền tảng.

Ghi chú: Các hướng dẫn này áp dụng cho các phòng có trình điều khiển phòng iOS hoặc Android.

Màn hình chính:  Bắt đầu các cuộc họp đã được lên lịch với tư cách người chủ trìbắt đầu cuộc họp tức thời, tham gia cuộc họp sử dụng ID cuộc họp hoặc tên liên kết cá nhângọi thiết bị H.323/SIP hoặc hiển thị hướng dẫn trên màn hình để bắt đầu chia sẻ màn hình.

Điện thoại: Gọi đến số điện thoại bằng Zoom Phone. Để sử dụng tính năng này, bạn cần chỉ định giấy phép Zoom Phone cho phòng đó.

Liên hệ: Xem liên hệ và bắt đầu cuộc họp tức thời.

  • Chỉ các liên hệ nội bộ (người dùng và phòng) mới được hiển thị trong trình điều khiển phòng.
  • Theo mặc định, danh mục liên lạc Zoom của bạn bao gồm người dùng nội bộ trong cùng một tổ chức, những người dùng này có thể thuộc cùng một tài khoản hoặc sử dụng địa chỉ email có cùng tên miền với bạn. Bạn có thể vào quản lý liên lạc để thay đổi mục này.
  • Bạn có thể hạn chế sự xuất hiện của một người dùng trong danh sách liên hệ của phòng bằng cách tạo nhóm trò chuyện hạn chế hoặc riêng tư và thêm tất cả liên hệ ngoại trừ Zoom Room mà bạn không muốn xuất hiện.

Cài đặt: Xem các cài đặt phòng, chẳng hạn như thay đổi thiết bị âm thanh/video.

  1. Các tính năng của Zoom Rooms:

Tìm hiểu thêm về tính năng điều khiển trong cuộc họp của Zoom Room và Workspace hoặc so sánh tính năng Zoom Room dựa trên thiết bị của bạn thông qua các bài viết hỗ trợ và tài liệu hướng dẫn sử dụng tính năng phòng hội nghị trực tuyến.

 

I.Ghi lại trên đám mây trong Zoom Rooms

Tính năng ghi lại trên đám mây trong Zoom Rooms cho phép bạn ghi lại video và âm thanh cuộc họp trên Zoom Cloud, từ đây có thể tải xuống và/hoặc phát trực tiếp tệp ghi trên trình duyệt của bạn. Khi cuộc họp kết thúc, có thể gửi một liên kết của bản ghi đến địa chỉ email của một người dùng, từ đó có thể xem hoặc tải xuống bản ghi. Cũng có thể truy cập bản ghi trên Zoom web portal.

Bài viết này đề cập đến:

Yêu cầu cài đặt cho tính năng ghi lại trên đám mây trong Zoom Rooms

  • Giấy phép Kinh doanh hoặc Giáo dục của Zoom
  • Giấy phép Zoom Rooms
  • Zoom Rooms phiên bản 5.0.5 trở lên
  • Zoom Rooms phiên bản 5.0.5 trở lên

Cách bật bản ghi đám mây cho các cuộc họp đã được lên lịch trong Zoom Rooms

Bật cho toàn bộ tài khoản

  1. Đăng nhập vào Zoom web portal.
  2. Nhấn vào Account Management [Quản lý tài khoản] sau đó nhấn Account Settings [Cài đặt tài khoản].
  3. Nhấn vào thẻ Recording [Bản ghi] và tìm tùy chọn Cloud Recording [Ghi lại trên đám mây].
  4. Xác nhận cài đặt này đã được bật. Nút bật/tắt sẽ hiển thị như thế này .
  5. Nếu cài đặt đã tắt, nhấn vào nút bật/tắt . Chọn các cài đặt khác mà bạn muốn áp dụng cho bản ghi trên đám mây.
  6. (Tùy chọn) Nếu bạn muốn cài đặt này là bắt buộc cho tất cả người dùng trong tài khoản của mình, nhấn vào biểu tượng khóa  và sau đó nhấn vào Lock [Khóa] để xác nhận cài đặt.

Bật cho một Zoom Room cụ thể

  1. Đăng nhập vào Zoom web portal.
  2. Nhấn vào Room Management [Quản lý phòng] sau đó nhấn vào Zoom Rooms.
  3. Nhấn vào Edit [Chỉnh sửa] bên cạnh phòng mà bạn muốn bật cài đặt này.
  4. Nhấn vào thẻ Meeting [Cuộc họp] sau đó nhấn Recording [Bản ghi].
  5. Tìm tùy chọn Cloud Recording [Ghi lại trên đám mây]và xác minh rằng cài đặt đã được bật.Nút bật/tắt nên hiển thị như thế này .
  6. Nếu cài đặt đã tắt, nhấn vào nút bật/tắt . Nhấn Enable [Bật] trên hội thoại xác minh.

Cách bật bản ghi đám mây cho các cuộc họp tức thời trong Zoom Rooms

  1. Đăng nhập vào Zoom web portal.
  2. Nhấn vào Room Management [Quản lý phòng] sau đó nhấn vào Zoom Rooms.
  3. Bạn có thể sử dụng phân cấp vị trí để bật cài đặt này cho riêng các phòng hoặc cho toàn bộ tài khoản. Để bật cài đặt cho toàn bộ tài khoản, nhấn vào Account Settings [Cài đặt tài khoản].
  4. Nhấn vào thẻ Meeting [Cuộc họp].
  5. Tìm tùy chọn Cloud Recording for instant meetings [Ghi lại trên đám mây cho cuộc họp tức thời] và xác minh rằng cài đặt này đã được bật.Nút bật/tắt nên hiển thị như thế này .
  6. Nếu cài đặt đã tắt, nhấn vào nút bật/tắt . Nhấn Enable [Bật] trên hội thoại xác minh.
  7. (Tùy chọn) Nếu bạn muốn cài đặt này là bắt buộc cho tất cả người dùng trong tài khoản của mình, nhấn vào biểu tượng khóa  và sau đó nhấn vào Lock [Khóa] để xác nhận cài đặt.

Cách bật tính năng ghi lại trên đám mây tự động cho Zoom Rooms

Bật cho toàn bộ tài khoản

  1. Đăng nhập vào Zoom web portal.
  2. Nhấn vào Account Management [Quản lý tài khoản] sau đó nhấn Account Settings [Cài đặt tài khoản].
  3. Nhấn vào thẻ Recording [Bản ghi] và tìm tùy chọn Automatic Recording [Ghi tự động] .
  4. Xác nhận cài đặt này đã được bật. Nút bật/tắt sẽ hiển thị như thế này .
  5. Nếu cài đặt đã tắt, nhấn vào nút bật/tắt . Chọn các cài đặt khác mà bạn muốn áp dụng cho bản ghi trên đám mây.
  6. (Tùy chọn) Nếu bạn muốn cài đặt này là bắt buộc cho tất cả người dùng trong tài khoản của mình, nhấn vào biểu tượng khóa  và sau đó nhấn vào Lock [Khóa] để xác nhận cài đặt.

Bật cho một Zoom Room cụ thể

  1. Đăng nhập vào Zoom web portal.
  2. Nhấn vào Room Management [Quản lý phòng] sau đó nhấn vào Zoom Rooms.
  3. Nhấn vào Edit [Chỉnh sửa] bên cạnh phòng mà bạn muốn bật cài đặt này.
  4. Nhấn vào thẻ Meeting [Cuộc họp] sau đó nhấn Recording [Bản ghi].
  5. Tìm tùy chọn Automatic Recording [Ghi tự động]và xác minh rằng cài đặt này đã được bật.Nút bật/tắt nên hiển thị như thế này .
  6. Nếu cài đặt đã tắt, nhấn vào nút bật/tắt . Nhấn Enable [Bật] trên hội thoại xác minh.

Cách ghi một cuộc họp Zoom Room lên đám mây

  1. Trên trình điều khiển Zoom Rooms, nhấn vào Meet Now [Gặp gỡ ngay] để bắt đầu cuộc họp tức thời, hoặc nhấn vào Start [Bắt đầu] để bắt đầu cuộc họp đã được lên lịch.
  2. Nhấn vào Start Recording [Bắt đầu ghi] trên trình điều khiển Zoom Room của bạn:
    • Nếu bạn đang trong một cuộc họp tức thời, bạn sẽ được yêu cầu nhập địa chỉ email; liên kết bản ghi đám mây sẽ được gửi tới địa chỉ này.
    • Nếu bạn đang trong một cuộc họp đã được lên lịch, liên kết bản ghi đám mây sẽ được gửi tới địa chỉ email của người chủ trì đã lên lịch cho cuộc họp.
  3. Để dừng ghi, nhấn vào Stop Recording [Dừng ghi] hoặc rời cuộc họp và nhấn End meeting for all [Kết thúc cuộc họp cho tất cả].

Cách xem một bản ghi đám mây với vai trò người chủ trì cuộc họp

Xem bản ghi đám mây cho các cuộc họp đã được lên lịch

  1. Đăng nhập vào Zoom web portal.
  2. Nhấn vào Recordings [Bản ghi].
  3. Nhấn vào chủ đề cuộc họp để xem tệp bản ghi đám mây.

Ghi chú: Người chủ trì sẽ nhận thông báo qua email khi tệp bản ghi đã sẵn sàng để xem hoặc tải xuống.

Xem bản ghi đám mây cho các cuộc họp tức thì

Liên kết đến bản ghi đám mây sẽ được gửi đến địa chỉ email đã được nhập khi bắt đầu bản ghi. Email này sẽ gồm một đường dẫn để xem hoặc tải xuống tệp bản ghi.

Cách xem một bản ghi đám mây với vai trò quản trị viên

  1. Đăng nhập vào Zoom web portal.
  2. Nhấn vào Account Management [Quản lý tài khoản] sau đó nhấn vào Recording Management [Quản lý bản ghi].
  3. Nhấn vào Topic [Chủ đề] cuộc họp để xem tệp bản ghi đám mây. Bạn cũng có thể thực hiện các thao tác quản lý bản ghi khác từ trang này.

Ghi chú: Sẽ có một tin nhắn Processing Recording… [Đang xử lý bản ghi…] hiển thị trên danh sách nếu bản ghi vẫn đang được chuyển đổi. Bản ghi phải hoàn thành xử lý trước khi được truy cập.

II. Sử dụng điều khiển giọng nói trong Zoom Rooms

Điều khiển giọng nói cho phép người dùng thực hiện các chức năng cơ bản trong Zoom Rooms mà hạn chế tối đa tiếp xúc với màn hình cảm ứng. Đưa ra điều khiển giọng nói với công cụ giọng nói Zoom Room gốc cho phép người dùng tận dụng tính năng này mà không cần thiết bị hoặc thiết lập bổ sung.

Bài viết này đề cập đến:

Yêu cầu cài đặt để bật và sử dụng điều khiển giọng nói cho Zoom Rooms

  • Zoom Rooms phiên bản 5.7.0 trở lên
  • Chủ sở hữu tài khoản, quản trị viên, hoặc vai trò có quyền chỉnh sửa truy cập vào Zoom Rooms

Cách bật điều khiển giọng nói cho Zoom Rooms

  1. Đăng nhập vào Zoom web portal.
  2. Nhấn vào Room Management [Quản lý phòng] sau đó nhấn Zoom Rooms.
  3. Bạn có thể sử dụng phân cấp vị trí Zoom Rooms để bật điều khiển giọng nói từ tài khoản, vị trí, hoặc cài đặt phòng. Ví dụ, nhấn vào Account Settings [Cài đặt tài khoản].
  4. Nhấn vào thẻ Meeting [Họp] , sau đó bật/tắt cài đặt điều khiển giọng nói và chọn Zoom.

Cách sử dụng điều khiển giọng nói

Sự cố đã biết

  • Nếu phát hiện số hoặc ký tự sai khi nói ID cuộc họp, liên kết cá nhân, hoặc mật mã, bạn có thể xóa ký tự cuối cùng. Nếu hệ thống phát hiện ký tự không đúng vào các lần thử sau, thử nói ký tự khác đi một chút. Ví dụ, nếu bạn nói “a” và hệ thống nhận dạng là “8”, hãy thử nói “lower case a” (“a chữ thường”).

III. Sử dụng tính năng Nền ảo trong Zoom Room

Tổng quan

Tính năng Nền ảo cho phép bạn hiển thị một hình ảnh hoặc video dưới dạng phông nền trong cuộc họp trong Zoom Room. Tính năng này đòi hỏi cần có màn hình xanh lục để cho phép Zoom phân biệt được bạn và nền của bạn.

Bài viết này đề cập đến:

Yêu cầu cài đặt

Bật tính năng nền ảo

Để bật tính năng Nền ảo cho Zoom Rooms:

  1. Đăng nhập vào Zoom web portal với vai trò quản trị viên.
  2. Chuyển sang trang Zoom Rooms và nhấn vào Account Settings [Cài đặt tài khoản].
  3. Bật/tắt tùy chọn Virtual Background with Greenscreen [Nền ảo với màn hình xanh] .
  4. Nhấn vào Upload Background [Tải lên nền] để thêm nhiều lựa chọn nền vào thư viện mặc định.

Ghi chú: Bạn có thể sử dụng phân cấp vị trí nếu bạn chỉ muốn bật tính năng này cho Zoom Rooms cụ thể.

Bật Nền ảo trong cuộc họp

Nếu bạn đã bật Nền ảo trên Web Portal, bạn có thể sử dụng tính năng này trong cuộc họp.

  1. Khi đang trong cuộc họp, nhấn vào biểu tượng cài đặt  trên trình điều khiển Zoom Room của bạn.
  2. Nhấn vào Virtual Background [Nền ảo] sau đó nhấn vào nền bạn muốn.
    Có thể bạn phải nhập Mã bảo mật Zoom Room để thay đổi cài đặt này.
  3. (Tùy chọn) Nhấn Recalibrate [Hiệu chỉnh] để tự động điều chỉnh nền ảo.
  1. Ghim hoặc làm nổi bật video trong Zoom Rooms

Bạn có thể ghim hoặc làm nổi bật một video trong một cuộc họp.

Ghim màn hình cho phép bạn tắt chế độ xem người nói đang hoạt động và theo dõi một người nói cụ thể. Ghim video của người dùng khác chỉ ảnh hưởng đến chế độ xem của mình bạn trong Zoom Room, không ảnh hưởng đến chế độ xem của những người tham gia khác, và sẽ không ảnh hưởng đến bản ghi trên đám mây.

Làm nổi bật một video sẽ đặt người dùng làm người nói đang hoạt động chính cho tất cả người tham gia trong cuộc họp và bản ghi đám mây. Để làm nổi bật, bạn cần có ít nhất 3 người tham gia cuộc họp có video được bật. Chỉ có người chủ trì mới có thể sử dụng tính năng làm nổi bật.

Yêu cầu cài đặt để ghim hoặc làm nổi bật video trong Zoom Room

  • Zoom Rooms phiên bản 5.0.5 trở lên

Cách ghim hoặc làm nổi bật video trong Zoom Room

  1. Bắt đầu cuộc họp mới hoặc đã được lên lịch.
  2. Nhấn vào Manage Participants [Quản lý người tham gia] trên trình điều khiển Zoom Room.
  3. Nhấn vào tên của Người chủ trì hoặc Người tham gia, sau đó nhấn vào Pin [Ghim] hoặc Spotlight Video [Làm nổi bật video].
  4. Nếu bạn có nhiều màn hình trong Zoom Room, bạn có thể chọn màn hình để ghim video lên đó.

III. Điều khiển camera Zoom Rooms

Zoom Rooms cho phép bạn điều khiển camera HD cục bộ trong cuộc họp với chức năng Điều khiển hướng và thu phóng (PTZ). Trình điều khiển Zoom Rooms cũng hỗ trợ điều khiển camera từ xa và thiết lập sẵn camera. Nếu có nhiều hơn hai camera đang rảnh trong Zoom Room, bạn có thể chủ động chọn camera hoạt động bằng cách chọn từ danh sách khi nhấn vào Switch Camera [Chuyển camera] trên trình điều khiển Zoom Rooms. Nếu chỉ có hai camera đang rảnh, điều khiển Switch Camera [Chuyển camera] bật/tắt qua lại giữa hai camera này.

Yêu cầu cài đặt cho điều khiển camera Zoom Rooms

  • Ứng dụng Zoom Rooms cho iPad hoặc Android phiên bản 4.2.37605.0629 trở lên
  • Zoom Rooms cho Mac phiên bản 4.0.37666.0630 trở lên
  • Zoom Rooms cho PC phiên bản 4.0.44731.0823 trở lên
  • Thiết bị Zoom Rooms 4.6.4 (50000.0407) trở lên
  • Camera điều khiển hướng và thu phóng (PTZ) với hỗ trợ điều khiển UVC.
    • Ghi chú: UVC được định nghĩa là “USB Video Class” (“Lớp video USB), là một bộ giao thức được chuẩn hóa do Diễn đàn triển khai USB xây dựng và áp dụng cho nhóm thiết bị của các thiết bị USB truyền phát video. Bất kỳ thiết bị nào tuân thủ UVC sẽ cho phép điều khiển xoay/nghiêng/thu phóng của camera đó, nếu được thao tác đúng trên thiết bị.
Bài viết trước đó Tính năng Zoom Phone
Bài viết sau đó Zoom Phone